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Miércoles, 17 Septiembre 2014 00:00

Las TIC en Asesorías y Despachos Profesionales (I)

Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) se han convertido en los últimos años en herramientas imprescindibles en los negocios, como factor clave para agilizar los procesos, tanto a nivel interno, automatizando las tareas clave del negocio, como a nivel de relación con terceras personas, promoción y marketing de la empresa, permitiendo ahorrar tiempos, lo que se traduce en costes.

Cada sector tiene unas necesidades específicas dentro de su cadena de valor y unas tareas clave que hacen que la incorporación de tecnología sea diferente. Es por este motivo necesario analizar las necesidades de cada sector por separado para ver en qué puntos de la cadena de valor pueden ayudar las TIC a mejorar la productividad del negocio.

Este artículo pretende ser de ayuda al sector de las asesorías, gestorías y despachos profesionales. Para ello ha pretendido analizar cuáles son las necesidades dentro del sector a nivel cualitativo y cuantitativo y qué herramientas TIC existen para ayudar a este sector a aumentar la productividad del negocio.

Análisis del Sector:

  1. La mayoría de estas empresas son autónomos o micropymes, con una plantilla de una media de 3 personas y la mayoría se ubican en un núcleo urbano, con una clientela fija.
  2. Desde un punto de vista normativo, existe obligación de realizar la práctica totalidad de sus trámites a través de Internet, en especial la administración telemática con Organismos Estatales (Agencia Tributaria y Tesorería General de la Seguridad Social).
  3. Como toda actividad empresarial con tratamiento de información personal, se ve afectado por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter personal LOPD con gran intensidad por tratar con datos empresariales delicados.
  4. Se trata de un modelo de negocio donde grandes volúmenes de papel constituyen el principal input de entrada y en la mayoría de los casos dichos archivos no están digitalizados.
  5. La complejidad inherente en el sector (cálculo de seguros sociales, cálculos fiscales, etc.), la obligación legislativa y la evolución de la tecnología en todos sus aspectos (Administración, Banca Electrónica) implica la no existencia de brecha digital en el sector. La totalidad de las empresas analizadas disponen de soluciones verticales TIC para la gestión del negocio, así como conexión a Internet, aunque si bien es cierto, existe una carencia de integración entre los programas.
  6. En el uso de servicios telemáticos con terceros, como a través de una extranet o vía correo electrónico aparece una importante brecha digital, consecuencia de que fundamentalmente las empresas asesoradas son micro pymes, autónomos o pequeñas empresas.
  7. La capacitación TIC de los trabajadores es media. Normalmente, requieren formación en aplicaciones informáticas y nuevas tecnologías de la información y comunicación. Para ellos invertir en tecnología supone un desembolso importante.
  8. En general, no tienen un plan de marketing, ni realizan marketing on line, se dan a conocer de forma habitual por el boca a boca, la inclusión en directorios comerciales y algunas por una web sencilla.
  9. La competencia viene caracterizada fundamentalmente por el precio, mejor imagen labor de marketing.

Análisis cuantitativo mediante indicadores:

  1. Infraestructura: En general todas las Asesorías tienen bien cubierto este punto, utilizan ordenadores, Red LAN, Impresoras e Internet. El punto débil es la utilización de Servidores, solo un 30%.
  2. Aplicaciones: El 100% de las Asesoría utiliza el correo electrónico, casi la totalidad utilizan aplicaciones verticales (software de gestión de nóminas, contabilidad, etc.) y horizontales (procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.). En lo negativo, casi ninguna utiliza la facturación electrónica y muy pocas poseen página web.
  3. Uso de Internet: Casi la totalidad de las empresas utilizan los servicios de la banca electrónica y realizan tramitaciones online con organismos oficiales (obligación legal) pero sin embargo son poquísimas las que utilizan servicios de Extranet para clientes, Marketing Online o Formación a distancia. La utilización de servicios a través de Internet proporciona considerables ahorros en materia de desplazamientos, tiempo y desplazamientos incensarios. La totalidad de las asesorías han detectado las grandes ventajas derivadas de la Banca On‐Line, sustituyendo el canal presencial en la mayoría de las operaciones cotidianas, como la gestión de remesas, recibos, transferencias, etc. Existe una clara obligación por parte estatal que implica la tramitación electrónica de muchas tareas administrativas. La totalidad de las asesorías estudiadas realizan trámites telemáticos con la administración. Las asesorías pueden utilizar Internet como canal para comunicarse con sus clientes, a través de una Extranet. Muy pocas empresas disponen de una extranet de comunicaciones debido a la situación actual de sus clientes. No obstante y teniendo en cuenta la evolución de la tecnología y de los entornos cambiantes, asesorías y gestorías deberán de pensar en adaptarse a cambios y proporcionar información sobre este canal alternativo. Este tipo de situaciones implica la incorporación de medidas adecuadas de seguridad como son la utilización de protocolos seguros en las comunicaciones.
  4. Seguridad: El manejo de información a través de medios electrónicos precisa ser acompañado de las correspondientes medidas de seguridad. Las asesorías y gestorías manejan información especialmente protegida debido a la externalización de la gestión interna de la clientela: datos laborales, fiscales y económico‐financieros. Por otro lado, el manejo de datos de carácter personal implica la obligación de adecuarse a la normativa vigente. En relación a aspectos transversales de seguridad, el sector cuenta con las medidas básicas de seguridad: sistemas de antivirus, antispyware y cortafuegos software. Los sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI) aparecen en aquellas entidades de las que disponen un servidor dedicado. En relación a la necesidad y obligación de mantener copias de seguridad, el sector presenta una adecuación parcial. Aplicaciones verticales son salvaguardadas con carácter general, pero se obvia la importancia de mantener copias de seguridad de los propios sistemas operativos y de archivos ofimáticos y correo electrónico consecuencia de la descentralización de la información.
  5. Preparación: Un aspecto de vital importancia es conocer el grado de capacitación en el que se encuentra el sector lo que redunda en la forma en las que las TIC inciden sobre el negocio. Las asesorías y gestorías disponen de un conocimiento medio.
  6. Movilidad: En cuanto a aplicaciones de movilidad, que es hacia lo que está tendiendo el mercado de las TIC, en lo que se refiere a aplicaciones móviles, como agenda electrónica, correo electrónico, acceso desde el móvil a servidor, etc. se detecta grado de implantación prácticamente nulo. 

En este artículo hemos pretendido definir a modo de Análisis cual es la realidad en el uso de TIC en el sector Asesorías. En siguientes artículos definiremos conclusiones así como Soluciones específicas para solventar las carencias en el sector.

El Equipo AxTES

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