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Viernes, 15 Agosto 2014 02:00

Oficina Online, ante todo Organización

Que todo el mundo cumpla, con su cometido, que la información fluya por sus cauces adecuados y llegue en tiempo y forma.

Cualquier responsable de un grupo humano, ya sea una empresa o cualquier otro colectivo, tiene claro que para que todo funcione y se cumplan los objetivos, es importante que todo este organizado:

Que todo el mundo cumplan con su cometido, que la información fluya por los cauces adecuados y llegue en tiempo y forma a los partícipes, que no haya malentendidos, que sean accesos rápidos que mejoren la productividad del equipo……

Oficina Online es la herramienta perfecta para conseguir que esto sea así. Dentro del Sistema todos los Usuarios cuentan con tres tipos de funcionalidades que les van a ayudar en este sentido. Todas complementarias unas de otras, a saber: Áreas de Trabajo, Vinculación de Objetos y Etiquetas.

Veámoslas en detalle:

Las Áreas de Trabajo: Son la forma en la que Oficina Online estructura la información. Espacios virtuales que cada organización define en función de sus necesidades. Los permisos a Usuarios se determinan en función de a qué áreas tienen acceso y a cuáles no. Un Usuario con permisos sobre un área ve aquella información que contiene, si no los tiene ni siquiera ve el área.

En este sentido la distribución que hace de la información una Asesoría o un Bufete de Abogados no será la misma que la que hace un Arquitecto o una ONG pero el sistema permite que cualquier empresa sea del tipo que sea pueda crear su propia estructura.

La Vinculación: Porque no basta con que la información esté organizada, también es necesario que pueda encontrarse de manera rápida y relacionada. Imaginemos que dentro de un área de trabajo existe información que está relacionada entre sí, al crear vínculos entre los objetos (documentos, eventos, tareas, notas…..) toda la información queda accesible a un click. Simplemente con visualizar uno de los objetos vinculados el usuario tendrá acceso a todos los demás.

Las etiquetas: Otra funcionalidad más que complementa a las anteriores. Cualquier objeto que se encuentre etiquetado será mostrado al seleccionar la etiqueta en cuestión. Las etiquetas son universales dentro de Oficina Online de manera que si el usuario se sitúa en el área “todo” y selecciona una etiqueta el sistema mostrará toda la información etiquetada esté en el área que esté.

¿Ha calculado alguna vez cuanto le cuesta a su empresa una comunicación deficiente entre sus miembros o con sus clientes?

Si la información no llega a tiempo, no está organizada y no es accesible de forma rápida, la productividad de su equipo se resiente y eso es un problema que repercutirá seguro en la economía de la empresa, en el grado de satisfacción de los clientes, en el ambiente laboral….

Una reunión diaria entre los miembros de su equipo no es suficiente, es necesario que la información esté ahí, disponible, organizada y bajo control. Que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer, que no haya margen para el error y que todo quede registrado.
Las comunicaciones por teléfono o por mail son importantes, pero no pueden ser las únicas vías de comunicación que son utilizadas en su empresa.

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